Υπολογιστικό Κέντρο
Ανακοινώσεις
14/11/2024 Πρόσβαση στο DMS εκτός του δικτύου του Παν/μιου
Σας ενημερώνουμε ότι στο πλαίσιο αύξησης της ασφάλειας των πληροφοριακών συστημάτων του Παν/μιου η πρόσβαση στο DMS από υπολογιστές εκτός του δικτύου του Παν/μιου από την Πέμπτη 14/11/2024 θα γίνεται με χρήση της εφαρμογής VPN. Οδηγίες για τη χρήση της εφαρμογής VPN μπορείτε να βρείτε στη σελίδα
www.noc.uoa.gr/syndesh-sto-diktyo/eikoniko-idiwtiko-diktyo-vpn.html
19/3/2024 Aποστολή - Γνωστοποίηση και παρανοήσεις
Σχετικά με λάθη- παρανοήσεις που παρατηρούνται ως προς τη διακίνηση - αποστολή εγγράφων μέσω του DMS εσωτερικά θα ήθελα να διευκρινίσω εκ νέου τα εξής:
Με την ενέργεια Αποστολή (ή Ενημέρωση) δημιουργείται πάντα αντίγραφο στην μονάδα αποδέκτη ακόμα και αν επιλέξουμε μόνο το πρόσωπο -αποδέκτη από το οργανόγραμμα. Συνεπώς τα μέλη της ομάδας, εφ'οσον έχουν τα αντίστοιχα δικαιώματα μπορούν να δούν το έγγραφο αυτό.
Συνεπώς με την ενέργεια Αποστολή σε πρόσωπο δεν εξασφαλίζεται η ιδιωτικότητα
Αντιθέτως με την ενέργεια Γνωστοποίηση εξασφαλίζεται η ιδιωτικότητα επειδή δεν δημιουργείται αντίγραφο στην ομάδα αποδέκτη. Ο αποδέκτης παίρνει μόνο ειδοποίηση για το έγγραφο (καμπανάκι - μαιλ) και δεν το βλέπει σαν εισερχόμενο στην μονάδα του.
6/12/2023 Oδηγίες για τη ΣΩΣΤΗ ΟΡΘΗ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ
Για τη σωστή χρήση της λειτουργίας Ορθής Επανάληψης στο ΣΗΔΕ / DMS ακολουθούμε τα εξής βήματα :
1. Επιλέγουμε το εξερχόμενο έγγραφο που έχει λάθη (θέλουμε να επαναλάβουμε) και στη στήλη των Ενεργειών πατάμε : Ορθή Επανάληψη
2. Δίνοντας Ορθή Επανάληψη επιλέγουμε πρώτα Εξερχόμενο και μετά Σχέση Ορθής Επανάληψης. Στη συνέχεια αυτόματα μπαίνουμε σε περιβάλλον δημιουργίας νέου εγγράφου
3. Στο νέο αυτό έγγραφο έχει διατηρηθεί το ΘΕΜΑ και η ΔΙΑΝΟΜΗ του αρχικού εγγράφου. Δεν υπάρχουν αρχεία είτε κύρια- διαβιβαστικά ή συνημμένα). Επεξεργαζόμαστε το ΘΕΜΑ και προσθετουμε με κεφαλαία το "ΟΡΘΗ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ" μπροστά από το υπόλοιπο ΘΕΜΑ
4. Ανεβάζουμε τα σωστά αρχεία από την αρχή - κύριο έγγραφο και τυχόν συνημμένα.
ΠΡΟΣΟΧΗ : δεν πειράζουμε καθόλου ότι υπάρχει στα ΣΧΕΤΙΚΑ (είναι η σχεση των δύο εγγράφων που μπαίνει αυτόματα από το σύστημα)
5. Πατάμε ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ. Αν όλα έχουν πάει καλά, το νέο έγγραφο έχει τον ίδιο αριθμό πρωτοκόλλου με το προηγούμενο. Κάνουμε έναν τελευταίο έλεγχο και μετά προχωράμε σε ΑΠΟΣΤΟΛΗ
Επίσης ΔΕΝ ακολουθούμε την εξής πρακτική: Μια και το σύστημα μας επιτρέπει να προσθέτουμε συνημμένα αρχεία στο απεσταλμένο εξερχόμενο, το να το κάνουνε αυτό σε περίπτωση παράλειψης είναι ΛΑΘΟΣ. Σε περιπτωση παράλειψης συνημμένου αρχείου, ακολουθούμε την διαδικασία της ΟΡΘΗΣ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗΣ.
Η πρόσθεση συνημμένου αρχείου σε απεσταλμένο έγγραφο πρέπει να γίνεται μόνο για τα EIΣΕΡΧΟΜΕΝΑ έγγραφα με προσοχή και συνεννόηση
15/11/2023 Yπογραφή μέσα από το ΣΗΔΕ για δημιουργία ψηφιακού ακριβούς αντιγράφου
Το παρόν απευθύνεται σε συναδέλφους με ψηφιακή υπογραφή (ΚΣΗΔΕ ή ΗΑRICA) προισταμένους γραμματείας ή απλά μέλη γραμματείας που δημιουργούν ακριβή αντίγραφα εγγράφων. Συγκεκριμένα μπορούμε να δημιουργούμε ακριβή αντίγραφα με ψηφιακό τρόπο μέσα από το DMS αντικαθιστώντας έτσι τόσο τον έγχαρτο τρόπο (εκτύπωση και σφραγγίδες) όσο και τον τρόπο με τη δήλωση : "Το πρωτότυπο έχει υπογραφεί και βρίσκεται στο αρχείο μας", χρήσιμο ιδιαίτερα σε επικοινωνία μας με εξωτερικούς φορείς.
Για να γίνει αυτό θα πρέπει να μας στείλετε σε εμένα το username σας καθώς και τον τρόπο της υπογραφής σας : ΚΣΗΔΕ mail ή ΚΣΗΔΕ mobile ή ΗARICA ώστε να ενεργοποιηθεί η δυνατότητα υπογραφής σας.
Έτσι θα μπορείτε να υπογράφετε εξερχόμενα έγγραφα που έχετε δημιουργήσει στο DMS με την Ενέργεια: Υπογραφή. Η ψηφ. υπογραφή με την ένδειξη Ακριβές Αντίγραφο εμφανίζεται μέσα στο PDF αρχείο και το έγγραφο στη λίστα εμφανίζεται ως πιστοποιημένο αντίγραφο έτοιμο για Αποστολή (πράσινη ένδειξη).
1/6/2023 Κατάργηση της Προώθησης στο ΚΠ από τις Γραμματείες
H μέχρι τώρα υποχρέωση των Γραμματειών για Προώθηση στο ΚΠ ενός εγγραφου με αποδέκτη κεντρικέ-βασικές μονάδες του ΕΚΠΑ καταργείται. Οι Γραμματείες μπορούν να στέλνουν άμεσα τα έγγραφά τους σε οποιαδήποτε μονάδα χωρίς την υποχρέωση προώθησης στο ΚΠ
27/7/2022 Eνημέρωση καταλόγων - Εσωτερική διακίνηση εγγράφων ΣΗΔΕ
Ολοκληρώνεται σύντομα την ενημέρωση των τηλεφωνικών καταλόγων και του ΣΗΔΕ (dms.uoa.gr) για τις σχολές και τμήματα του ΕΚΠΑ. Με αυτή την ενημέρωση θα μπορούμε να αξιοποιούμε πλήρως τις ενέργειες για εσωτερική διακίνηση (Αποστολή σε εσωτερικό αποδέκτη) αντί για διακίνηση σε μέλος του ΕΚΠΑ ως εξωτερικό αποδέκτη (μέσω μαιλ που έχει περιορισμούς).
Συγκεκριμένα ότι οι ενέργειες εσωτερικής διακίνησης σε ένα πρόσωπο στο DMS είναι οι :
1. Αποστολή όπου δημιουργείται αντίγραφο του εγγράφου στην ΥΜ του προσώπου και το βλέπουν άλλα μέλη με δικαιώματα - συνίσταται για υπηρεσιακά θέματα
2. Γνωστοποίηση όπου ΔΕΝ δημιουργείται αντίγραφο του εγγράφου στην ΥΜ του προσώπου και ΔΕΝ το βλέπουν άλλα μέλη με δικαιώματα- συνίσταται για προσωπικά/ευαίσθητα θέματα
Και με τις 2 παραπάνω ενέργειες στέλνεται ειδοποίηση (καμπανάκι + μαιλ μετά από τη ρύθμιση στο προφιλ) στο πρόσωπο -αποδέκτη. Για την ενημέρωση των μελών του ΕΚΠΑ (ΔΕΠ κλπ) που δεν γνωρίζουν το DMS και πρέπει να ενημερωθούν για πρώτη φορά, σας επισυνάπτω στο τέλος ένα μικρό κείμενο που μπορείτε να προσαρμόσετε όπως θέλετε.
Επίσης, για την έγκαιρη ενημέρωση των τηλ. καταλόγων, κατά συνέπεια και του DMS, μπορείτε να επικοινωνείτε με το ΚΛΕΙΔΙ στο helpdesk[at]noc.uoa[dot]gr
23/2/2022 Περιορισμός έντυπης διακίνησης
Εδώ και καιρό ότι η ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων στο DMS μεταξύ των Γραμματειών και των συγκεκριμένων Διευθύνσεων/ΥΜ του ΕΚΠΑ λειτουργεί και είναι επαρκής για τη μεταξύ τους επικοινωνία. Στις συγκεκριμένες Δ/νσεις οι Γραμματείες στέλνουν κατευθείαν με Αποστολή χωρίς την παρέμβαση του ΚΠ. Πλέον δεν υπάρχει λόγος για έντυπη/έγχαρτη διακίνηση η οποία πρέπει να περιοριστεί και να γίνεται μόνο για ειδικές περιπτώσεις (π.χ για ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα που δεν μπορούν να ανέβουν στο DMS, ειδικά έγγραφα κ.α)
Επίσης, υπενθυμίζουμε τις δυνατότητες που υπάρχουν για ακριβή ηλεκτρονικά αντίγραφα ώστε να αποφεύγεται σάρωση/scanning του υπογεγραμμένου εντύπου με τους εξής τρόπους
1. σημείωση "* για το πρωτότυπο έχει υπογραφεί και βρίσκεται στο αρχείο μας"
2. ψηφιακή υπογραφή του διακινητή του εγγράφου (π.χ προισταμένου ή/και υπαλλήλου τμήματος) μέσα από το DMS η οποία προτείνεται για τις εξωτερικές αποστολές
18/2/2022 Εξωτερική Αποστολή μέσω ΚΣΗΔΕ
Σας ενημερώνουμε ότι στο DMS δίνεται η δυνατότητα άμεσης εξωτερικής αποστολής σε υπηρεσίες του Δημοσίου μέσω του κεντρικού κόμβου ΚΣΗΔΕ χωρίς τους περιορισμούς της αποστολής μέσω μαιλ και με άμεση λήψη της κατάστασης και πρωτοκόλλησης στον παραλήπτη.
Συγκεκριμένα στο DMS με την Ενέργεια Αποστολή στο τέλος της καρτέλας πηγαίνουμε στη νέα λειτουργία:
Δημόσιοι οργανισμοί - Απομακρυσμένη πρωτοκόλληση
επιλέγουμε τον Φορέα Παραλήπτη από το μενού Dropdown - η λίστα των Φορέων ανανεώνεται περιοδικά
και κάνουμε Αποστολή
Μετά την επιτυχημένη αποστολή θα εμφανιστεί μετά τον πίνακα Κατάσταση Αντιγράφων Εγγράφου, ο πίνακας με τα δεδομένα εξωτερικής παραλαβής - Δημόσιοι οργανισμοί – Διακίνηση μέσω ΚΣΗΔΕ :
Αποδέκτης Εξωτ. Σύστημα Ημ/νία Αποστολής Κατάσταση Τύπος Διακίνησης Εξ. Αρ. Πρωτοκόλλου Ημ/νία Παράδοσης
18/1/2022 DMS Υπηρεσίες ΕΚΠΑ για Αποστολή αντί για Προώθηση στο ΚΠ από τις Γραμματείες
Υπενθυμίζουμε παλιότερο μήνυμά μας για Υπ.Μονάδες στο DMS που δέχονται κατευθείαν έγγραφα με την Ενέργεια Αποστολή και ΟΧΙ με Προώθηση στο Κεντρικό Πρωτόκολλο. Οι μονάδες αυτές είναι :
- Δ/νση Περιουσίας
- Δ/νση Κληροδοτημάτων
- Δ/νση Σχεδιασμού
- Δ/νση Δημοσίων Σχέσεων
- ΕΛΚΕ
- Δ/νση Εκπαίδευσης
- Δ/νση Δημοσιευμάτων
- Δ/νση Βιβλιοθηκών
Επίσης υπάρχουν 2 κατηγορίες εγγράφων για τις ΥΜ Δ/ση Διοικητικού και Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών που μπορούν (και πρέπει) να στέλνονται με Αποστολή κατευθείαν χωρις να διεκπεραιώνονται από το ΚΠ :
1. Πάσης φύσεως Άδειες για ----> Δ/νση Διοικητικού
2. Βεβαιώσεις Παροχής Υπηρεσιών για ----> ΔΟΥ, κοιν. Δ/νση Διοικητικού