Λειτουργίες

To Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (https://dms.uoa.gr) βασίζεται στο λογισμικό Docutracks  που έχει αναπτύξει η εταιρεία Dataverse.    

Το ΣΗΔΕ  δίνει τις παρακάτω δυνατότητες και λειτουργίες που βοηθούν στη δημιουργία, διακίνηση και διαχείριση των ηλεκτρονικών εγγράφων του ΕΚΠΑ. Συγκεκριμένα:

• Πρόσβαση στον κατάλογο εγγράφων της Υπ. Μονάδας που ανήκει μέσω του ιδρυματικού κωδικού για κάθε χρήστη του ΕΚΠΑ. Δυνατότητα πρόσβασης επίσης ανάλογα με τον ρόλο του σε περισσότερες από μια μονάδες. Αναζήτηση εγγράφων με σύνθετα φίλτρα και κριτήρια.
• Πρωτοκόλληση εισερχομένων και εξερχομένων ηλεκτρονικών εγγράφων. Με την ένταξη μιας ΥΜ στο ΣΗΔΕ  αποκτά πρόσβαση στον ενιαίο αριθμό πρωτοκόλλου (ΑΠ) του ΣΗΔΕ κοινό για  όλο το ΕΚΠΑ. Ο αριθμός μηδενίζεται με την αλλαγή του έτους και ξεκινάει από την αρχή. Aυτόματη δημιουργία εισερχομένων μέσω της εφαρμογής ηλεκτρονικών αιτήσεων (https://eprotocol.uoa.gr)
• Χρέωση εισερχομένων εγγράφων σε υπαλλήλους της ίδιας ή υφιστάμενης μονάδας
• Διακίνηση/Αποστολή εξερχομένων εγγράφων σε μονάδες του ΕΚΠΑ ή σε εξωτερικούς αποδέκτες μέσω email
• Ψηφιακής υπογραφή για πιστοποίηση ΑΚΡΙΒΟΥΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟΥ εξερχομένου καθώς και ΣΧΕΔΙΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ  για συλλογή υπογραφών
• Ανάρτηση στη Διαύγεια εξερχομένων εγγράφων και λήψη ΑΔΑ άμεσα μέσα σπό την εφαρμογή
• Χρήση Φακέλλων/Υποθέσεων ανά ΥΜ για εισαγωγή εισερχομένων, εξερχομένων εγγράφων
• Aρχειοθέτηση σε θεματικούς φακέλλους συνήθως για εισερχόμενα στο τελικό στάδιο ανά ΥΜ