22/5/2025  Εμπιστευτικά έγγραφα

Υπάρχει η δυνατότητα να λαμβάνετε εμπιστευτικά  έγγραφα από άλλες μονάδες του ΕΚΠΑ. Το δικαίωμα εμπιστευτικότητας αφορά τη λήψη - δηλαδή να μπορείτε να βλέπετε εμπιστευτικά έγγραφα  από άλλες μονάδες που έχουν σταλεί στη μονάδα σας. Επίσης και εμπιστευτικά έγγραφα που έχουν δημιουργήσει άλλα μέλη της μονάδας σας. Για την ενεργοποίηση του δικαιώματος αυτού ο προιστάμενος κάθε μονάδας επικοινωνεί με τη διαχείριση του DMS.
 

Επίσης για τη  Δημιουργία/Αποστολή του εμπιστευτικού :

Ο δημιουργός του εγγράφου - μπορεί  να μην έχει το δικαίωμα να λαμβάνει εμπιστευτικά έγγραφα. Δημιουργεί το  εξερχόμενο έγγραφο και εκτός από τα γνωστά πεδία συμπληρώνει επίσης στο μενού Λοιπά στο πεδίο Διαβάθμιση την επιλογή Εμπιστευτικό.  Στη συνέχεια προχωρά στην αποστολή του σε άλλη μονάδα αποδέκτη που εκεί έχουν οριστεί μέλη με δικαίωμα Εμπιστευτικού. Το έγγραφο που παραλαμβάνεται μπορούν να το βλέπουν ΜΟΝΟ χρήστες με δικαίωμα Εμπιστευτικού.

10/1/2025 Ψηφιακή σφραγγίδα - πιστοποίηση εγγράφου

Εχει ενεργοποιηθεί η δυνατότητα της ψηφιακής σφραγγίδας σε ένα εξερχόμενο έγγραφο η οποία πιστοποιεί την αυθεντικότητα του με την ένδειξη ακριβές αντίγραφο.  

Αυτό γίνεται με ξεχωριστή ενέργεια  "Δημιουργία Ακριβούς Αντιγράφου" στη στήλη των Ενεργειών βλ. συνημμένη εικόνα 1. Στο έγγραφο αρχείο θα εμφανιστεί η ψηφιακή σφραγγίδα στο επάνω μέρος βλ. εικόνα 2.  

Ετσι μπορούμε να πιστοποιούμε τα έγγραφά μας χρήσιμο για  απαντήσεις σε εξωτερικούς αιτούντες π.χ φοιτητές  αλλά και σε άλλες περιπτώσεις. Επίσης με αυτόν τον τρόπο για την εσωτερική διακίνηση να μην έχουμε ανάγκη την ένδειξη "Το πρωτότυπο έχει υπογραφεί και βρίσκεται στο αρχείο μας". Παρόμοια λειτουργία όπως έχουμε αναφέρει παλιότερα κάνει και η ενέργεια Υπογραφή όπου  απαιτείται η ψηφ. υπογραφή (ΚΣΗΔΕ) με τα προσωπικά στοιχεία του υπογράφοντος. Είναι φανερά πιο εύκολη και πιο γρήγορη η διαδικασία της ψηφιακής σφραγγίδας.

Η δυνατότητα αυτή θα ενεργοποιείται για συγκεκριμένα μέλη μιας γραμματείας -υπηρεσίας έπειτα από συνεννόηση μαζί μας. 

14/11/2024 Πρόσβαση στο DMS εκτός του δικτύου του Παν/μιου

Σας ενημερώνουμε ότι στο πλαίσιο αύξησης της ασφάλειας των  πληροφοριακών συστημάτων του Παν/μιου η πρόσβαση στο DMS από υπολογιστές εκτός του δικτύου του Παν/μιου από την Πέμπτη 14/11/2024 θα γίνεται με χρήση της εφαρμογής VPN. Οδηγίες για τη χρήση της εφαρμογής VPN μπορείτε να βρείτε στη σελίδα

www.noc.uoa.gr/syndesh-sto-diktyo/eikoniko-idiwtiko-diktyo-vpn.html

19/3/2024   Aποστολή - Γνωστοποίηση και παρανοήσεις

Σχετικά με λάθη- παρανοήσεις που παρατηρούνται ως προς τη διακίνηση - αποστολή εγγράφων μέσω του DMS εσωτερικά θα ήθελα να διευκρινίσω εκ νέου τα εξής:

Με την ενέργεια Αποστολή (ή Ενημέρωση) δημιουργείται πάντα αντίγραφο στην μονάδα αποδέκτη ακόμα και αν επιλέξουμε μόνο το πρόσωπο -αποδέκτη από το οργανόγραμμα. Συνεπώς τα μέλη της ομάδας, εφ'οσον έχουν τα αντίστοιχα δικαιώματα μπορούν να δούν το έγγραφο αυτό. 

Συνεπώς με την ενέργεια Αποστολή σε πρόσωπο δεν εξασφαλίζεται η ιδιωτικότητα

Αντιθέτως με την ενέργεια Γνωστοποίηση εξασφαλίζεται η ιδιωτικότητα επειδή δεν δημιουργείται αντίγραφο στην ομάδα αποδέκτη. Ο αποδέκτης παίρνει μόνο ειδοποίηση για το έγγραφο (καμπανάκι - μαιλ) και δεν το βλέπει σαν εισερχόμενο στην μονάδα του.

6/12/2023 Oδηγίες για τη ΣΩΣΤΗ ΟΡΘΗ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ

Για τη σωστή χρήση της λειτουργίας Ορθής Επανάληψης στο ΣΗΔΕ / DMS  ακολουθούμε τα εξής βήματα :

1. Επιλέγουμε το εξερχόμενο έγγραφο που έχει λάθη (θέλουμε να επαναλάβουμε) και στη στήλη των Ενεργειών πατάμε : Ορθή Επανάληψη

2. Δίνοντας Ορθή Επανάληψη επιλέγουμε πρώτα Εξερχόμενο και μετά Σχέση Ορθής Επανάληψης. Στη συνέχεια αυτόματα μπαίνουμε σε περιβάλλον δημιουργίας νέου εγγράφου

3. Στο νέο αυτό έγγραφο έχει διατηρηθεί το ΘΕΜΑ και η ΔΙΑΝΟΜΗ του αρχικού εγγράφου. Δεν υπάρχουν αρχεία είτε κύρια- διαβιβαστικά ή συνημμένα). Επεξεργαζόμαστε το ΘΕΜΑ και προσθετουμε με κεφαλαία  το "ΟΡΘΗ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ" μπροστά από το υπόλοιπο ΘΕΜΑ

4. Ανεβάζουμε τα σωστά αρχεία από την αρχή - κύριο έγγραφο και τυχόν συνημμένα. 

ΠΡΟΣΟΧΗ : δεν πειράζουμε καθόλου ότι υπάρχει στα ΣΧΕΤΙΚΑ (είναι η σχεση των δύο εγγράφων που μπαίνει αυτόματα από το σύστημα)