Πως προετοιμάζω τη μονάδα μου να ενταχθεί στο ΣΗΔΕ;

Θα πρέπει να είναι ως προς τη μονάδα ενημερωμένος ο τηλεφωνικός κατάλογος (http://telekpa.uoa.gr). Aν όχι επικοινωνούμε με το ΚΛΕΙΔΙ για να ενημερωθεί. Στη συνέχεια με τους διαχειριστές του ΣΗΔΕ για τους ρόλους και δικαιώματα των χρηστών/ υπαλλήλων της μονάδας

Πως μπορώ να εκπαιδευτώ πάνω στις λειτουργίες του ΣΗΔΕ ;

Για τεχνικές δοκιμές  υπάρχει η δοκιμαστική εφαρμογή Docutracks : https://dms-test.uoa.gr ίδια με τη βασική μας εφαρμογή αλλά με έγγραφα δοκιμές χωρίς κανονική ισχύ.  Επίσης στο προφίλ του χρήστη στο Υλικό Εκπαίδευσης υπάρχουν βίντεο και εγχειρίδια από την εταιρεία ως τεχνικός οδηγός. Για το πως πραγματοποιούμε τις διοικητικές  διαδικασίες μέσω του ΣΗΔΕ δείτε το μενού Οδηγοί

Έχει έρθει ένα εισερχόμενο στη μονάδα μου, θα πρέπει να το πρωτοκολλήσω;

Σε καμία περίπτωση. Η πρωτοκόλληση έχει γίνει από τη μονάδα που σας το έστειλε (εξερχόμενο για αυτούς). Ο ΑΠ είναι ένας και ίδιος για όλες τις μονάδες του ΕΚΠΑ

Ποιά τα υποχρεωτικά πεδία για τη δημιουργία Εισερχομένου  και Εξερχομένου;

Για το εισερχόμενο Θέμα, Εγγραφο σε Ψηφ. Μορφή, Αποστολέας (Πρωτόκολλο). Για το Εξερχόμενο Θέμα, Εγγραφο σε Ψηφ. Μορφή, Διανομή

Η μονάδα μου έχει κοινό φάκελλο μαιλ (shared folder). Μπορώ να τον δω μέσα από το DMS ώστε να πρωτοκολλώ ευκολότερα εισερχόμενα; 

Βεβαίως επικοινωνήστε με τον Διαχειριστή να ενεργοποιηθεί η δυνατότητα Διαχείριση Μail. Συμβουλευτείτε το υλικό εκπαίδευσης από το Προφιλ σας στο DMS  _Καταχώρηση Εισερχομένου από email_για να δείτε τα βήματα

Mπορώ να αναρτήσω εξερχόμενο έγγραφο στη Διαύγεια μέσα από το DMS;

Ναι, αφού συμπληρώσετε και πεδία Διαύγειας για το έγγραφό σας. Συμβουλευτείτε το αντίστοιχο μέρος από το Μενού Βασικές Λειτουργίες

Ποια η διαφορά στην Αποστολή σε ΥΜ και σε Αποστολή σε Πρόσωπο για ένα εξερχόμενο;

Η Αποστολή σε ΥΜ είναι η προτεινόμενη και κύρια λειτουργία που αποστέλει ένα έγγραφο μας  το οποίο γίνεται εισερχόμενο στην ΥΜ Αποδέκτης και το βλέπουν μόνο τα μέλη της που έχουν πλήρη δικαιώματα.  Η Αποστολή σε πρόσωπο ομοίως το αποστέλλει στην ΥΜ του  προσώπου-αποδέκτη, αυτός το βλέπει σαν εισερχόμενο μαζί με αυτούς που έχουν πλήρη δικαιώματα λαμβάνοντας επιπρόσθετα ατομική ειδοποίηση (καμπανάκι, email) 

Έχω κάνει λάθος σε ένα έγγραφο και το βλεπω αφού το έχω χρεώσει ή αποστείλει. Τι μπορώ να κάνω;

Αν το έγγραφο είναι εξερχόμενο Θα κάνετε την ενέργεια Ορθή Επανάληψη η οποία δημιουργεί ένα νέο εξερχόμενο με ίδιο ΑΠ. Αν είναι εισερχόμενο επικοινωνείτε με τον τοπικό ή γενικό διαχειριστή για να το διορθώσει αυτός

Πως ένας χρήστης ενεργοποιεί το να λαμβάνει ειδοποιήσεις για έγγραφα που λαμβάνει από Αποστολή/Γνωστοποίηση (σε πρόσωπο);

Θα πρέπει ο χρήστης  να πάει στο Προφίλ του στην Επεξεργασία Ειδοποιήσεων και να ενεργοποιήσει αντίστοιχες ρυθμίσεις τόσο για το καμπανάκι όσο και για το μαιλ  : 
Δείτε αναλυτικά στο μενού Οδηγοί τον οδηγό EΙδοποιήσεις

Με τη μορφή λαμβάνει ένα εξερχόμενο έγγραφο ένας Εξωτερικός Αποδέκτης;

Λαμβάνει email  από τη δ/νση noreply@dms.uoa.gr με συνημμένα το κύριο πρωτοκολλημένο pdf + όποια συνημμένα αρχεία είχε το έγγραφο. 

Ποιά η διαφορά Αποστολής και Γνωστοποίησης Εξερχομένου σε πρόσωπο ;

Με την Αποστολή σε αποδέκτη πρόσωπο (αντί για ΥΜ) δημιουργείται αντίγραφο στην ΥΜ του αποδέκτη (το βλέπουν όσοι έχουν πλήρη δικαιώματα εκεί) και ο αποδέκτης (λαμβάνει και ειδοποίηση). Με τη Γνωστοποίηση δεν δημιουργείται αντίγραφο στην ΥΜ αλλά μόνο λαμβάνει ο παραλήπτης ειδοποίηση.  Συνεπώς η Αποστολή σε πρόσωπο συνιστάται για υπηρεσιακά θέματα ενώ η Γνωστοποίηση για ιδιωτικής φύσεως - ατομικά θέματα

Πως ακυρώνω ένα έγγραφο; 

Μπορώ να ακυρώσω ένα έγγραφο όταν το έχω δημιουργήσει και δεν το έχω διακινήσει, χρεώσει κλπ. Για να ακυρωθεί ένα έγγραφο θα πρέπει να γραφτεί στο τέλος του Θέματος η λέξη (ΑΚΥΡΟ) και να αφαιρεθεί το κύριο αρχείο με τυχόν συνημμένα. 

Πως συσχετίζω 2 έγγραφα;

Στο 2ο έγγραφο που έχετε ανοίξει πηγαίνετε στο πεδίο Σχετικά έγγραφα, κάνετε Αναζήτηση για το υπάρχον 1ο έγγραφο και προσδιορίζετε τη Σχέση (Αλλη Σχεση).

Πως αρχειοθετώ ένα εισερχόμενο έγγραφο;

Με την ενέργεια Αρχειοθέτηση μπορείτε να βάλετε το έγγραφο σε κάποιο Θεματικό Φάκελο κοινό για όλα τα μέλη της μονάδας. Το έγγραφο μετατρέπεται  σε κατάσταση "Αρχειοθετήθηκε"

Εχω διακινήσει ένα εξερχόμενο έγγραφο και μετά ανακαλύπτω ότι υπάρχει λάθος στο Θέμα ή στο κύριο αρχείο. Τι κάνω αφού δεν μπορώ να κάνω Επεξεργασία;

Πηγαίνετε στην Ενέργεια Ορθή Επανάληψη ώστε να ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός νεου εξερχομένου συνδεδεμένου με το προηγούμενο. Με την αποθήκευση αποκτά τον ίδιο ΑΠ με το αρχικό εξερχόμενο. Μπορείτε στη συνέχεια να το διακινήσετε.

Ποιά η διαφορά μεταξύ Σχεδίου και Εξερχομένου ;

Το Σχέδιο είναι είδος εγγράφου που δεν μπορεί να διακινηθεί (αποσταλεί). Χρησιμοποιείται για τη συλλογή (ηλεκτρονικών) υπογραφών μέσα στο ΣΗΔΕ. Το Σχέδιο μετατρέπεται σε Εξερχόμενο με συγκεκριμένη Ενέργεια στο ΣΗΔΕ ώστε να μπορέσουμε να το διακινήσουμε.

Ποιά η διαφορά ηλεκτρονικής και ψηφιακής υπογραφής;

Η ηλεκτρονική υπογραφή  εισάγεται με μόνη την ταυτοποίηση του χρήστη από το ΣΗΔΕ χωρίς την παρουσία συσκευής ΑΑΔΥ, δικτυακής εφαρμογής και έχει ισχύ εντός του ΣΗΔΕ. Η ψηφιακή υπογραφή ή προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή πιστοποιεί μοναδικά τον χρήστη μέσω πιστοποιητικού σε συσκευή ή δικτυακή εφαρμογή.

Γιατί η ανάρτηση ενός αρχείου που περιέχει από πριν ψηφιακή υπογραφή, αφαιρεί την υπογραφή αυτή;

Γιατί η ανάρτηση ως κύριο έγγραφο προσθέτει την ένδειξη του πρωτοκόλλου στο pdf  αρχείο. Το DMS το καταλαβαίνει ως αλλοίωση του αρχείου και αφαιρεί την ψηφιακή υπογραφή. Προτείνουμε αν θέλετε οπωσδήποτε να διακινήσετε το ψηφιακά υπογεγραμμένο αρχείο να το βαλετε ΚΑΙ στα συνημμένα. Εκεί δεν θα αφαιρεθεί η υπογραφή. Το αρχικό έγγραφο PDF με την ψηφιακή υπογραφή παραμένει στο σύστημα ώς το πρωτότυπο.

 Τι σημαίνει η ηλεκτρονική σφραγγίδα  σε ένα  εξερχόμενο έγγραφο;

Με την ενέργεια : Δημιουργία Ακριβούς Αντιγράφου σε ένα εξερχόμενο έγγραφο της μονάδας μας αυτό αποκτά τη σήμανση ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ και την ηλεκτρονική σφραγγίδα -ενιαία για όλο το ΕΚΠΑ στο επάνω μέσο της σελίδας. Με αυτό τον τόπο πιστοποιείται ως ακριβές αντίγραφο για τη διακίνησή του. Αυτό είναι ανεξάρτητα από το ποιός είναι ο υπογράφων (συνήθως δ/ντης, κοσμήτορας, πρόεδρος κλπ) του κειμένου του αρχείου. Το ψηφιακά υπογεγραμμένο αρχείο  (από τον υπογράφοντα στο κείμενο)  είναι το πρωτότυπο μας  εσωτερικά αποθηκευμένο στο ΣΗΔΕ/DMS