Mε την ηλεκτρονική σφραγγίδα - ενιαία για ολο το ΕΚΠΑ - ένας  υπάλληλος πιστοποιεί την αυθεντικότητα ενός εξερχομένου εγγράφου για διακίνηση του ως ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ.  Αυτό γίνεται ανεξάρτητα δηλαδή με το ποιος είναι ο υπογράφων του πρωτότυπου εγγραφου και προιστάμενος της μονάδας.

Για να το κάνουμε αυτό -εφόσον μας έχει δοθεί το αντίστοιχο δικαίωμα από τον διαχειριστή του ΣΗΔΕ - επιλέγουμε το εξερχόμενο έγγραφο μας που θέλουμε να πιστοποιήσουμε και επιλέγουμε από τη στήλη των Ενεργειών την Ενέργεια : 

Δημιουργία Ακριβούς Αντιγράφου

Είναι  χρήσιμο σε απαντήσεις σε εξωτερικούς αιτούντες όπως φοιτητές  αλλά και σε άλλες περιπτώσεις. Επίσης με αυτόν τον τρόπο για την εσωτερική διακίνηση να μην έχουμε ανάγκη την ένδειξη "Το πρωτότυπο έχει υπογραφεί και βρίσκεται στο αρχείο μας". 

H ηλεκτρονική σφραγγίδα τοποθετείται κεντρικά επάνω στο πρωτοκολλημένο έγγραφο. Επίσης κάτω αριστερά εμφανίζεται και το όνομα του υπαλλήλου με την ένδειξη ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ.