Έχουμει ήδη συντάξει το ψηφιακό αρχείο τοπικά στον υπολογιστή μας  με κάποιον επεξεργαστή κειμένου,ξεκινάμε να δημιουργήσουμε το εξερχόμενο εγγράφο της μονάδας μας το οποίο στη συνέχεια θα διακινήσουμε.  Πρωτοκολλούμε στο DMS ένα εξερχόμενο έγγραφο συμπληρώνοντας το Θέμα, τη Διανομή και ανεβάζοντας το αρχείο στο πεδίο έγγραφο σε ψηφιακή μορφή. Πατώντας Αποθήκευση δημιουργείται το έγγραφο με αριθμό πρωτοκόλλου. 

Για να το διακινήσουμε έχουμε στη δεξιά στήλη των ενεργειών τις ενέργειες Αποστολή και Γνωστοποίηση. Η διακίνηση του εγγράφου σε μονάδες και πρόσωπα θα γίνεται με την Αποστολή για τα υπηρεσιακά μας έγγραφα που στέλνονται στη μονάδα παραλήπτη του ΕΚΠΑ και με την Γνωστοποίηση για τα ιδιωτικής φύσης έγγραφαπου αποστέλλονται ατομικά σε μέλη του ΕΚΠΑ.

Αποστολή

Mε την Αποστολή αποστέλλουμε το εξερχόμενό μας σε μια μονάδα του ΕΚΠΑ εσωτερική διακίνηση ή σε κάποιον φορέα – ή πρόσωπο εκτός ΕΚΠΑ εξωτερική διακίνηση.

Στην εσωτερική διακίνηση που μας ενδιαφέρει πρώτιστα δίνοντας Αποστολή συνεχίζουμε επιλέγοντας από το οργανόγραμμα τη μονάδα που μας ενδιαφέρει – μπλε σήμανση ή/και πρόσωπο – πορτοκαλί σήμανση.  Αν είχαμε συμπληρώσει και τη Διανομή του εγγράφου αυτόματα θα εμφανιστούν επιλεγμένες οι μονάδες αυτές. Επίσης επάνω δεξιά μπορούμε να χαρακτηρίσουμε το έγγραφο αν είναι Ενημέρωση, Κοινοποίηση κ.λπ.

Με την  Αποστολή δημιουργείται αντίγραφο του εγγράφου στη μονάδα αποδέκτης με πράσινο χρώμα εισερχομένου. Επίσης αν προσδιορίσουμε πρόσωπο δημιουργείται επίσης εισερχόμενο αντίγραφο στη μονάδα με την πρόσθετη ειδοποίηση  στο πρόσωπο.

Εξωτερική Αποστολή

Στην  εξωτερική αποστολή είτε σε Εξωτερικούς Αποδέκτες ή σε Κοινοποιήσεις εκτός φορέα θα πρέπει να συμπληρώσουμε τα πεδία ονομασίας και email. Επιλέγουμε ή δημιουργούμε μια Επαφή που περιέχει τουλάχιστον το Ονομα και email του Αποδέκτη. H Αποστολή τότε θα το στείλει εξωτερικά μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ΕΚΠΑ.  Στην Κατάσταση Αντιγράφων του Εγγράφου μας μπορούμε να δούμε την ένδειξη επιτυχίας αποστολής ή πιθανής αποτυχίας της αποστολής.

Επίσης υπάρχει η δυνατότητα αποστολής σε κάποιους φορείς του Δημοσίου μέσω της υπηρεσίας ΚΣΗΔΕ Δημόσιοι οργανισμοί - Απομακρυσμένη πρωτοκόλληση. Εκείεπιλέγουμε από μια λίστα φορέων του Δημοσίου τον φορέα-οργανισμό που μας ενδιαφέρει (προς το παρόν δεν έχουν ενσωματωθεί όλοι οι φορείς-υπηρεσίες του Δημοσίου). Η υπηρεσία αυτή είναι χρήσιμη μια και η αποστολή του εγγράφου  δεν επηρεάζεται από τους περιορισμούς του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (μέγεθος αρχείων). Επίσης δίνει στην Κατάσταση Αντιγράφων Εγγραφου την κατασταση της απομακρυσμένης Παραλαβής και τον Αρ. Πρωτοκόλλοθ του Φορά Αποδέκτη.

Γνωστοποίηση

Με την ενέργεια Γνωστοποίηση στέλνουμε ένα έγγραφο σε ένα ή περισσότερα επιλεγμένα πρόσωπα αποδέκτες (ΟΧΙ σε μονάδα) μέλη του ΕΚΠΑ με σεβασμό της ιδιωτικότητας του αποδέκτη. Με την Γνωστοποίηση  δεν δημιουργείται  αντίγραφο εισερχόμενο στη μονάδα  του αποδέκτη και έτσι κανείς άλλος  δεν έχει πρόσβαση σε αυτό.

O αποδέκτης μπορεί να βρίσκει τα εξερχόμενα έγγραφα που του έχουν γνωστοποιήσει πηγαίνοντας στο περιβάλλον του DMS στην αναζήτηση των εγγράφων στην αριστερή στήλη Ομάδες Εγγράφων: Γνωστοποιηθέντα. Επίσης λαμβάνει όπως και στην περίπτωση της Αποστολής ειδοποίηση.