Οπως ξέρουμε στη Δημόσια Διοίκηση τα έγγραφα ξεκινούν πρώτα ως Σχέδια από τον υπάλληλο-συντάκτη,  και στη συνέχεια ξεκινάει η διαδικασία για τη συλλογή υπογραφών με τελικό υπογράφοντα τον προιστάμενο της μονάδας (Δ/ντης, Πρόεδρος Τμήματος, Υπεύθυνος Φορέα κλπ). Στη συνέχεια το έγγραφο- Σχέδιο μετατρέπεται σε Εξερχόμενο για να διακινηθεί. 

Στην περίπτωση μας στο DMS:

1. Εμείς ώς  συντάκτης του εγγράφου δημιουργούμε ένα έγγραφο ΣΧΕΔΙΟ - επιλογή ΣΧΕΔΙΟ- με το ΘΕΜΑ και ανεβάζουμε το ΨΗΦΙΑΚΟ ΑΡΧΕΙΟ όπως στην περίπτωση του εξερχομένου εγγράφου. Επίσης  πηγαίνουμε  στο Πεδίο/Καρτέλλα:  ΥΠΟΓΡΑΦΕΣ. 

Εκεί προσδιορίζουμε την Μονάδα της τελικής υπογραφής π.χ μπορεί να είναι το Τμήμα ή Γραμματεία που ανήκουμε  ή ακόμα η  Δ/νση, πάνω από το τμήμα μας  (στο παράδειγμά μας  η Δ/νση Μηχανοργάνωσης). Αυτόματα υπολογίζονται και τυχόν συνυπογραφές που είναι προαιρετικές, μπορούμε  να τις αφαιρέσουμε .

2. Στη συνέχεια  αφού κάνουμε Αποθήκευση στο έγγραφο, μας ζητείται να το υπογράψουμε με την ενέργεια Υπογραφή.

Υπογράφουμε αν θέλουμε χωρίς την επιλογή Ενσωμάτωση Ψηφιακής Υπογραφής  (Αφαιρούμε την επιλογή Ενσωμάτωση Ψηφιακής Υπογραφής)

Με την αφαίρεση της ενσωμάτωσης δεν χρησιμοποιουμε την ψηφιακή υπογραφή ΚΣΗΔΕ ή άλλη που τυχόν διαθέτουμε. Υπογράφουμε με την λιγότερο ισχυρή επιλογή της ηλεκτρονικής υπογραφής (έχοντες ταυτοποιηθεί από το DMS).

3. Στη συνέχεια  προχωράμε με την ενέργεια Αποστολή προς Υπογραφή για τον επόμενο υπογράφοντα. Η διαδικασία συνεχίζεται όμοια για όλους τους συνυπογράφοντες, με το έγγραφο να μετακινείται κάθε φορά και εμφανίζεται στην μονάδα του νέου υπογράφοντος.

4. Στο τελευταίο στάδιο, ο τελικός υπογράφων - Προιστάμενος- Δ/ντής της Μονάδας - Δ/νση Μηχανοργάνωσης - υπογράφει με την ψηφιακή υπογραφή του (συσκευή, ΚΣΗΔΕ, κ.α) με την ενέργεια :

Υπογραφή (με ενσωμάτωση ψηφιακής υπογραφής) 

Με την τελευταία υπογραφή το Εγγραφο -ΣΧΕΔΙΟ  αποκτά αριθμό πρωτοκόλλου (ΑΠ) έχοντας  συλλέξει όλες τις υπογραφές που απαιτούνται. 

 5.  Το έγγραφο με την τελική υπογραφή εμφανίζεται εκ νέου στην μονάδα μας, στην περίπτωσή μας Μονάδα :Tμήμα Κεντρικού Η/Υ. 

Ελέγχουμε και βλέπουμε για το έγγραφό μας ότι έχει ΑΠ και έχει συλλέξει στο ψηφιακό αρχείο PDF όλες τις υπογραφές. Στη συνέχεια επιλέγουμε από τις Ενέργειες Μετατροπή σε Εξερχόμενο ώστε να μπορέσουμε να  το διακινήσουμε. Με την ενέργεια αυτή από το εξερχόμενο έγγραφο  αφαιρούνται αυτόματα οι υπογραφές. Το εξερχόμενο έγγραφο όπως γνωρίζουμε μπορεί να πιστοποιηθεί με την ηλεκτρονική σφραγγίδα.

Σημείωση: Oι υπογραφές μπορούν να αναζητηθούν στο ψηφιακό αρχείο PDF του Σχεδίου εσωτερικά στο σύστημα. Επίσης έχουν καταγραφεί στοΙστορικό του Εγγράφου.